預かり台帳の失敗は、番号・棚番号・受け取り時の記録で防げる

預かるタイヤが数十セットのうちは、紙のノートやExcelの表でも回ります。 ところが、数が増えたり担当者が替わったりすると、同じ失敗が繰り返し起きるようになります。 この記事では、紙・Excelの台帳で起きやすいことと、お店の側でできる防ぎ方をまとめます。

紙・Excelの台帳で起きやすいことは5つ

どれも「書き方が悪い」のではなく、台帳とタイヤが離れていることから起きます。

特に困るのが、返すときに「預けたときはこんな傷は無かった」と言われる場面です。 受け取った日の記録が無いと、お店の側は説明のしようがありません。

タイヤ1本ずつに、預かり番号のラベルを貼る

お店は、受け取ったタイヤの4本すべてに、同じ預かり番号を書いたラベルを貼ります。 台帳の1行と、棚の上のタイヤが、この番号で1対1につながります。

• ラベルには預かり番号・お客さんの名前・車・タイヤのサイズ・満了日を入れます。棚の前で台帳を見なくても、誰のタイヤか分かります。
• 4本のうち、どれが右前・左前かも書いておくと、取り付けるときに位置をそろえられます。
• ラベルは、雨や油でにじまないものを使います。手書きなら油性ペンで書きます。

棚に番号を振り、台帳に棚番号を書く

お店は、倉庫の棚を「列」と「段」で区切り、区画ごとに番号を振ります（例：A列3段目なら「A-3」）。 台帳には、預かり番号の隣に必ず棚番号を書きます。

1. 棚の見えるところに、区画の番号を貼る 新しく入ったスタッフでも、番号だけでたどり着けるようにします。
2. 入れた棚の番号を、その場で台帳に書く あとでまとめて書こうとすると、書き忘れが出ます。
3. 棚を移したら、台帳も書き換える 繁忙期の前に棚を詰め直すと、ここで台帳とずれます。移した日と移し先も残します。

棚番号があると、空いている区画も数えられます。 秋と春の繁忙期の前に、あと何セット受けられるかが分かります。

受け取る日に、溝の深さ・傷・製造年を残す

お店は、タイヤを受け取ったその日に、次の3つを記録します。

• 4本それぞれの溝の深さ：デプスゲージ（溝の深さを測る道具）で測り、数字で残します。
• 傷とひび：側面の傷、ホイールのガリ傷（こすった跡）を写真に撮ります。
• 製造年週：タイヤの側面にある4桁の数字です。読み方はタイヤの製造年の記事にまとめました。

この記録は、返すときの説明の根拠になります。 また、溝が減っているタイヤや古いタイヤが分かるので、次の履き替えのときに、お客さんへ交換の相談を持ちかけられます。

お客さんには、預かり証を渡す

お店は、受け取ったときに、お客さんへ預かり証（預かったことを示す控え）を渡します。 口約束だけだと、期間や引き取りの条件があとで食い違います。

預かり証には、少なくとも次のことを書いておきます。

• お客さんの名前・車・預かり番号
• 預かったタイヤの内容（サイズ・本数・ホイールの有無）と、受け取ったときの状態
• 保管の期間と満了日
• 期間を過ぎても引き取りが無いときの扱い、長く置いたときのゴムの劣化の扱い

最後の2つは、あとで揉めやすいところです。先に書いて渡しておくと、説明する手間が減ります。 料金や細かい条件は、お店ごとに決めてください。

期限の連絡は、担当者の記憶ではなく日付で決める

お店は、「満了の2か月前・1か月前・1週間前に連絡する」のように、連絡する日を決めておきます。 決まっていないと、忙しい時期ほど連絡が後回しになり、引き取りに来ないタイヤが棚に残ります。

• 台帳を満了日の順に並べ、毎週同じ曜日に、その週に連絡する相手を見ます。
• 連絡した日と、連絡の手段（電話・メール・はがき）を台帳に書きます。誰が見ても、連絡が済んだかどうかが分かります。
• 電話がつながらない、メールが届かない相手は、印を付けて別の手段で連絡します。

TIRAGE を使う場合は、ラベル・棚・記録・連絡が1つにつながる

TIRAGE（タイレージ）は、タイヤ預かりの管理システムです。上の防ぎ方を、次のように画面と印刷物で行います。

• 棚札：棚番号・お客さん・車・サイズ・満了日・契約番号とQRコードの入った棚札を、普通のプリンタとA4のラベル用紙で印刷できます。棚の前でスマホをかざすと、そのタイヤの画面が開きます。
• 棚の地図：どの区画が空いているかが図で分かります。棚を移した履歴も残ります。
• 状態の記録：4本それぞれの残溝（溝の残り）、製造年週、傷を写真付きで残せます。
• 預り証：期間や注意事項の入った預り証を、その場で印刷して渡せます。
• 満了の案内：満了の60日前・30日前・7日前に、お店の名前でお客さんへ自動でメールを送ります。

よくある質問

Excelの台帳のままでも、取り違えは防げますか？

防げます。大事なのは台帳の道具より、タイヤに預かり番号のラベルを貼り、台帳に棚番号を書くことです。番号でタイヤと台帳がつながっていれば、Excelでも取り違えは減ります。

写真は何枚撮ればいいですか？

決まった枚数はありません。4本の側面とホイールの全体、気になる傷のアップを撮っておくと、返すときに説明しやすくなります。撮った日が分かるように残してください。

期限を過ぎても取りに来ないタイヤはどうすればいいですか？

まず連絡の記録を確かめ、別の手段でもう一度連絡します。勝手に処分すると揉める原因になるので、扱いは預かり証やお店の約款（預かりの決まり）に先に書いておき、その内容に沿って進めてください。